387 87 11 11
Víc než nemocnice.
Rozhovor s vedoucí Zaměstnaneckého oddělení Ing. Monikou Lexovou - celý zpravodaj si můžete přečíst zde
Od nového roku vede Zaměstnanecké oddělení Ing. Monika Lexová. Vedle dlouholeté praxe personalistky a mzdové účetní v naší nemocnici zúročuje ve své práci i znalosti z pozice asistentky auditora. Právě tato zkušenost ji naučila vnímat důležitost systémového přístupu, analytického myšlení, zjednodušování procesů a digitalizace, na které klade důraz i ve své nové pozici.
Jste vystudovanou ekonomkou. Byla ekonomie vaše jasná volba už od mládí?
Vlastně ano. Vystudovala jsem Střední ekonomickou školu, a protože mne ekonomie a především účetnictví bavilo, přihlásila jsem se na Vysokou školu ekonomickou. Psal se rok 1991 a byli jsme první studenti nově otevřené Fakulty financí a účetnictví. Učili nás odborníci z praxe – lidé, kteří se po revoluci sami podíleli na tvorbě nových účetních předpisů a zákonů. Byli jsme na svoji fakultu hrdí, protože jsme věděli, že se učíme od těch nejlepších. Ve čtvrtém ročníku jsme se pak poprvé setkali s pro nás do té doby zcela neznámým předmětem – auditingem, který mě okamžitě zaujal a nasměroval moji další profesní cestu. Po škole jsem se vrátila do Českých Budějovic a nastoupila do auditorské firmy na pozici asistentky auditora a externí účetní. Zde jsem pracovala krásných dvacet let.
Co bylo impulsem ke změně zaměstnání?
Firma se reorganizovala a s tím přišla příležitost ke změně. I když jsem si nebyla jistá, jestli chci opustit obor účetnictví, nakonec jsem se rozhodla to zkusit. Sama jsem byla překvapená, jak mne práce mzdové účetní a personalistky začala bavit.
V rámci auditu jsme komunikovali nejčastěji s hlavní účetní nebo vedením společnosti. Cílem bylo analyzovat systém, odhalit nedostatky a předejít rizikům. Přestože jsme firmám pomáhali, ne vždy to bylo vnímáno pozitivně. Ale tak to v auditu chodí.
Jako mzdová účetní jsem přicházela do každodenního kontaktu se zaměstnanci a mimo jiné jim Červen 2025 pomáhala řešit i konkrétní životní situace. Například jsem upozorňovala na možnost oddlužení – a těší mě, když mi po letech někdo řekne, že se mu podařilo z exekucí dostat. Mám radost, když se zastaví maminky na mateřské dovolené i s dětmi, čerstvé babičky se pochlubí fotografií vnoučete a nevěsty svatební fotografií. Je to úplně jiný svět než audit – pořád se věnuji analýze a systému, ale zároveň jsem mnohem blíž lidem.
Přišla jste z úplně jiného prostředí. Jaké to bylo?
Ze začátku hodně zvláštní. V auditorské firmě probíhalo vše elektronicky, pracovali jsme s databázemi, měli jsme elektronický auditorský spis, podklady jsme skenovali. V podstatě jsem nepotřebovala ani tužku. V nemocnici se ale řada věcí dělala ručně – na papíře a přepisovala do programu. Když jsem se po čase zaučila a zorientovala, pokoušela jsem se navrhovat postupy, které by zjednodušily práci – například pomocí importů dat nebo kontrol přes Excel. Velmi mě potěšilo, že jak vedoucí oddělení, tak její zástupkyně byly otevřené novým návrhům a moji snahu vítaly. To mi dalo chuť se dál zapojovat a zlepšovat fungování agendy.
Změnila se za těch devět let práce mzdové účetní?
Ano, změnila se výrazně. Mzdové účetnictví se posunulo od ručního zadávání směrem ke kontrole a analytické práci. Většina dat se dnes importuje přímo ze systémů. Když jsem nastoupila, výkazy lékařů jsme dostávaly v papírové podobě a ručně je přepisovaly do mzdového programu. Neschopenky jsme kopírovaly, originály odesílaly poštou na správu sociálního zabezpečení. Dnes je většina těchto agend plně elektronizovaná – což souvisí nejen s vývojem v nemocnici, ale i s celkovou digitalizací státní správy. Díky tomu je naše práce efektivnější.
Na druhou stranu ale výrazně narostla byrokracie a povinnosti, které se mzdovou agendou souvisejí. Přibyly nové zákonné požadavky – například v souvislosti s pracovní dobou lékařů, slevami na sociálním pojištění. Takže i když nám technika pomáhá, zátěž rozhodně neklesla – jen se proměnila její podoba.
Od letošního ledna oddělení vedete. Jaké pro vás byly první měsíce ve funkci?
Docela náročné. Práce vedoucí se od mé dosavadní práce hodně liší. Sama jsem byla překvapená šíří agendy, o které jsem jako řadová mzdová účetní neměla ponětí. Jedná se například o rozsáhlé statistické výkazy, projekty a granty a mnoho dalších činností.
Navíc začátek roku je vždy sám o sobě velmi intenzivní. Začal platit nový mzdový předpis, vstoupily v platnost změny v zákoníku práce a dalších předpisech, které bylo potřeba rychle promítnout do praxe. Do toho samozřejmě běžel běžný provoz oddělení. V té době jsme potřebovaly tým personálně posílit, což se nám na začátku roku nedařilo, takže zátěž na stávající mzdové účetní byla opravdu velká. O to víc si cením, jak zodpovědně a profesionálně to kolegyně zvládly.
Velkou oporou je mi moje předchůdkyně Věra Červová, MBA, která mi pomáhala se zorientovat v nové roli, a ředitelka úseku komunikace a péče o zaměstnance Ing. Iva Nováková, MBA. Na obě se mohu kdykoli obrátit a jsem za tuto podporu velmi vděčná.
Počet zaměstnanců nemocnice v posledních letech neustále roste. Nyní jich je kolem 4 000. Jak náročné je zpracovávat agendu pro takový počet zaměstnanců?
Ano, je pravda, že počet zaměstnanců výrazně narostl, ale naštěstí máme zavedený funkční systém a především tým zkušených kolegyň, které odvádějí svou práci velmi dobře.
Co nám ale práci komplikuje, je fakt, že docházka a mzdy se zpracovávají v oddělených programech a často musíme některé informace upravovat ručně, což zvyšuje administrativní zátěž.
S rostoucím počtem zaměstnanců je navíc nezbytné posilovat i samotné Zaměstnanecké oddělení. I když najít nové posily není vždy jednoduché, tým se pomalu rozrůstá a věřím, že dosáhneme stabilního personálního zajištění, abychom drželi krok s růstem nemocnice.
Jak dlouho trvá zpracovat mzdy pro celou nemocnici?
Zpracování mezd pro celou nemocnici je časově i organizačně náročný proces. Každá mzdová účetní zpracovává agendu pro cca 400 zaměstnanců. Začínáme vždy prvním pracovním dnem v měsíci, kdy importujeme data z docházkového systému do mzdového programu. Do té doby musí mít všichni zaměstnanci veškeré údaje řádně zadané – od odpracovaných směn až po různé typy nepřítomností, jako je nemoc, ošetřování člena rodiny, studijní volna a podobně.
Následující čtyři až pět dní věnujeme detailní kontrole – ověřujeme správnost zadaných směn, nepřítomností, proplacených přesčasů i příplatků –, ale také dalšímu zadávání. Jde například o dohody mimo pracovní poměr, účasti na kongresech, ztráty na výdělku, srážky z mezd apod.
Téměř celý den trvá tzv. závěrka, tedy doba, kdy mzdový program provádí f inální uzavření měsíce (nelze již do něj zpětně zasahovat) a potom otevře období pro měsíc následující.
Výsledné podklady pro výplatu a účetnictví pak předáváme Ekonomickému oddělení, které zajišťuje samotnou výplatu mezd.
Ale naše práce nejsou jen mzdy. Každý měsíc zároveň zpracováváme velké množství personálních změn – nové nástupy, přestupy, změny úvazků atd. Vše je třeba překontrolovat a poté zakládat do osobních spisů. Dále máme ohlašovací povinnost vůči České správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám a úřadům práce. A protože se neustále mění legislativa, musíme si navíc průběžně nacházet čas i na školení a sledování novinek. Je to kolotoč, který se každý měsíc znovu rozjíždí a nezastaví se.
V letošním roce proběhla řada legislativních změn. Jak velká je to pro vás administrativní zátěž?
Co se týče administrativní zátěže, tak na rozdíl od roku 2023 a 2024 zpravidla nejde o nic zásadního. V červnu například vstoupily v účinnost dlouho očekávané změny v zákoníku práce – upravil se mimo jiné způsob počítání výpovědní doby a možnost práce při rodičovské dovolené nebo došlo k upřesnění pravidel pro čerpání placeného a neplaceného volna.
V souvislosti s novou legislativou připravujeme aktualizaci pracovněprávních dokumentů, a to ve spolupráci s právním oddělením, které nám v této oblasti poskytuje důležitou odbornou pomoc.
Řešíte kompletní mzdovou a personální agendu. S čím se na vás zaměstnanci nejčastěji obrací?
Zaměstnanci nás kontaktují s praktickými požadavky – například když zapomenou nebo ztratí heslo k výplatním páskám, potřebují kvůli žádosti o hypotéku či úvěr potvrzení o příjmu pro banku. Často také potřebují upravit kontaktní údaje, změnit bankovní účet pro výplatu nebo vystavit potvrzení o zaměstnání. Jindy chtějí vysvětlit položky na výplatní pásce nebo se informují ohledně srážek, například kvůli exekucím nebo telefonům. Obrací se na nás, když ztratí nebo jim přestane fungovat čipová karta. Další dotazy směřují k vyúčtování služebních cest nebo k dalšímu vzdělávání.
Vedle zaměstnanců s námi komunikují i různé instituce – například exekutoři, úřady práce, zdravotní pojišťovny nebo Česká správa sociálního zabezpečení, které poskytujeme podklady pro výpočet dávek a důchodů. Velkou výhodou je, že většina těchto úkonů dnes už probíhá elektronicky, což celý proces výrazně zjednodušuje.
S elektronizací souvisí také digitalizace elektronických dovolenek. Jak ta postupuje?
Aktuálně jsme už za polovinou. Zavádíme ji po jednotlivých odděleních – vždy je nejprve potřeba proškolit odpovědné osoby, tzv. schvalovatele, a poté následuje přibližně měsíční zkušební provoz.
Celý proces má aktuálně na starosti paní Věra Červová, MBA, která zavádění nového systému a školení uživatelů koordinuje.
Je v dohledu zánik dalšího papírového dokumentu, nebo je to stále spíše zbožné přání?
Konec některých papírových dokumentů je určitě přáním mnoha z nás, ale v praxi to zatím není úplně jednoduché. Například: Zákon sice umožňuje zasílat mzdový výměr elektronicky, ale zároveň stanovuje podmínku, že zaměstnanec musí aktivně potvrdit převzetí dokumentu. Pokud zaměstnavatel potvrzení neobdrží, je výměr považován za nedoručený. Při tak velkém počtu zaměstnanců není reálné toto sledovat. Proto zatím výměry stále předáváme v papírové podobě – je to spolehlivější a v tuto chvíli i organizačně zvládnutelné řešení.
Velmi ale doufáme, že se už brzy dočkáme alespoň některých změn. Například evidenční list důchodového pojištění by mělo být nově možné zpracovávat výhradně elektronicky, bez nutnosti tisknout a předávat zaměstnanci papírovou kopii. Na to se opravdu těšíme – odpadne tím velké množství zbytečné administrativy. Dnes totiž musíme každý rok evidenční list vytisknout, nechat podepsat a archivovat jeho podepsanou kopii po dobu tří let. A pak skartovat.
Těšíme se také na zavedení tzv. jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele, které by mělo výrazně zjednodušit komunikaci se státní správou. Tento krok by měl nahradit dosavadní samostatná podání, kdy musíme tyto údaje posílat více institucím zvlášť a v různých formátech, což představuje značnou administrativní zátěž. Uvádí se, že nahradí až 25 formulářů pro 5 různých institucí.
Na jaké další změny byste se chtěla v budoucnu zaměřit?
Již v loňském roce jsem začala připravovat interní manuál, který slouží především jako opora při každodenní práci pro nové kolegyně. Najdou v něm konkrétní návody, jak v jednotlivých situacích postupovat – které dokumenty je potřeba zajistit, které termíny hlídat apod.
Sama, když něco zpracovávám, potřebuji vědět, na základě čeho se tak postupuje a zda k tomu existuje konkrétní pravidlo nebo směrnice. Nechci se spokojit s vysvětlením, že „se to tak vždycky dělalo“. Dávám přednost tomu, když mám věc podloženou – ať už interním dokumentem, nebo legislativou. Právě proto usiluji o to, aby měly stejnou jistotu i kolegyně v týmu. Jen tak mohou postupovat správně, s důvěrou ve vlastní práci a svůj postup dokážou vysvětlit a obhájit, ať už před zaměstnancem, nadřízeným, nebo při případné kontrole.
Dlouhodobým cílem, nejen mým, ale i vedení nemocnice, je sjednocení docházkového a mzdového systému, čímž by se výrazně zjednodušila agenda. Věřím, že se nám tento záměr podaří zrealizovat.